Tietosuojaseloste

REKISTERINPITÄJÄ

Kinbaku Studio Kanslia

Nilsiänkatu 10A

00510 Helsinki

Y-tunnus: 3452246-4

REKISTERISTÄ VASTAAVA HENKILÖ

Jouni Rajala, rehtori@studiokanslia.fi

REKISTERIN NIMI

Verkkopalvelun käyttäjärekisteri, yrityksen asiakasrekisteri ja alihankkijarekisteri

OIKEUSPERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat

• asiakassuhde, joka syntyy ostamalla palveluita tai pyytämällä yhteydenottoa
• jäsenyys, joka syntyy ostamalla palvelusopimus tai muu tuote, jolla on voimassaoloaika
• alihankintasopimus, joka syntyy sopimuksella toimittaa tuotteita tai palveluita alihankintana
• henkilön vapaaehtoinen suostumus yhteydenottoon osana sivuston toiminnallisuuksia, kuten pyyntö lähettää viesti kun tuotetta on jälleen saatavilla.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaseen, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi, alihankintasuhteiden ylläpito, sekä sivuston yhteisöllisten ominaisuuksien mahdollistaminen (viestintä käyttäjien välillä ryhmäkeskusteluissa).

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Käyttäjärekisteriin tallennettavia tietoja: kirjautumistiedot (sähköpostiosoite, salasanatiiviste), henkilön nimi, puhelinnumero, ryhmäjäsenyydet, profiiliteksti, profiilikuva, profiilin bannerikuva, ilmoitusten asetukset, sähköpostitilaukset.

Lisäksi asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja: toimitusosoite, ostoskorin sisältö, tiedot tilatuista tuotteista ja palveluista, kestotilaukset, tuotepaketit, laskutus- ja maksuliikennetiedot, viestintä asiakaspalvelun kanssa, asiakaspalvelun muistiinpanot, varaustiedot ja tapahtumatiedot.

Lisäksi alihankkijarekisteriin tallennettavia tietoja: alihankkijan kuva, esittelyteksti, palvelualat, tuotetut palvelut, palveluiden saatavuustiedot, varauskalenteritiedot.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan käyttäjiltä, asiakkailta ja alihankkijoilta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sosiaalisen median yksityisviesteistä (facebook, instagram), sähköpostitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yrityksen ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietojen siirrosta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja käytetyistä suojatoimista lisätietoja alla olevasta kohdasta "Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle".

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus tulla unohdetuksi: Oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa
• Oikeus tietojen siirtoon: Oikeus saada henkilötietonsa strukturoidussa, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
• Oikeus vastustaa käsittelyä: Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, erityisesti suoramarkkinointia varten
• Oikeus valittaa: Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos henkilö katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan tietosuoja-asetusta

Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi, tietosuoja@om.fi, puh. 029 566 6700).

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on välttämätöntä käsittelyn tarkoituksen saavuttamiseksi tai kun laki sitä edellyttää:

• Asiakasrekisteri: Tiedot säilytetään asiakassuhteen voimassaoloaikana ja sen jälkeen laissa määrätyn ajan (yleensä 7 vuotta kirjanpitolain mukaisesti)
• Käyttäjärekisteri: Tiedot säilytetään käyttäjätilin voimassaoloaikana ja sen jälkeen 1 vuosi käyttäjätilin poistamisen jälkeen
• Alihankkijarekisteri: Tiedot säilytetään alihankintasopimuksen voimassaoloaikana ja sen jälkeen 1 vuosi sopimuksen päättymisen jälkeen

AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia henkilötietojen käsittelyssä.

TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällaisissa tapauksissa käytämme asianmukaisia suojatoimia, kuten:

• Standardisopimuslausekkeet (SCC) hyväksytyt Euroopan komission toimesta
• Hyväksytyt sertifiointimekanismit
• Muut EU:n komission hyväksymät suojatoimet

Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta, ellei siirto perustu hyväksyttyyn suojamekanismiin kuten EU-U.S. Data Privacy Framework.